Questions fréquentes

Questions fréquentes (FAQ, Q&A)

3 - Questions diverses

Comment migrer de notre système de gestion actuel vers Gestan ?

interactAh, les migrations ! C’est toujours un peu compliqué, et aucun chef d’entreprise n’est rassuré par cette complication !

C’est d’ailleurs un point souvent négligé lors de l’achat d’un logiciel de Gestion : comment les données sont-elles stockées, et sous quel format sont-elles récupérables ? Sous Gestan, comme sous la plupart des programmes développés sous Windev, vous n’êtes jamais prisonnier du logiciel : toutes les données sont exportables sous Excel, d’un simple clic droit sur n’importe quelle table.

Mais là, le cas qui se pose est inverse : vous souhaitez passer de votre logiciel actuel à Gestan (et vous avez bien raison ;-)).

Il faut d’abord vous assurer que vous pouvez exporter vos données depuis votre logiciel actuel. Pour certains logiciels, vous pouvez exporter tout ou partie des données sous Excel, et récupérer les données. Pour d’autres, il y a des programmes d’exportation spéciaux, consultez la documentation, ou votre revendeur.

Une fois que vous avez ces données, il faut les importer dans Gestan.

Pour cela, il faut mettre un peu d’ordre dans les données que vous avez exporté de votre ancien système, et mettre les colonnes des tableaux Excel dans un ordre qui puisse être compris par le programme d’importation de Gestan. Vous le trouverez via le menu Outils > Administration > Importation de données > Importer des fichiers textes. Sur cet écran, en fonction du fichier que vous voulez importer, un bouton magique vous permet de produire un fichier Excel exemple, dans lequel vous n’avez plus qu’à mettre les données que vous avez  récupéré de l’ancien système.

Ainsi, vous pouvez importer d’un bloc les Contacts (plus les enfants), produits, sociétés, écritures comptables, mouvements de stock, les adhésions, les versements, les machines-ressources, les machines-location et les machines-maintenance.

Pour ce qui est des pièces (factures, devis, etc), ce n’est pas compris nativement dans Gestan, à cause de la diversité des données existantes. Nous pensons qu’il est préférable d’avoir une période de tuilage pendant laquelle vous aurez à vous servir des deux systèmes : l’ancien pour vérifier les encaissements, et le nouveau pour faire les nouvelles factures. Gestan vous permet de reprendre une numérotation de facture à partir du numéro que vous souhaitez. Sinon, sous la torture, nous pouvons cependant assurer la migration des données, mais c’est une prestation trrrrrrès coûteuse, on vous aura prévenu !

Quelles sont les différences entre Gestan Standard et Entreprise ?

Elles sont très nombreuses, vous en trouverez la liste sur cette page.

Les différences les plus importantes sont :

  • la gestion de données paramétrables complémentaires pour beaucoup de fichiers
  • la gestion fine de la facturation client
  • la gestion de la facturation fournisseur
  • la gestion des stocks
  • un agenda graphique, des plannings graphiques
  • la gestion des machines
  • la possibilité d’e-mailing
  • la gestion des tarifs fournisseurs
  • la gestion d’actions commerciales pour les contacts
  • la gestion plus puissante en mode projet
  • la gestion des ingrédients, d’intervention ou de projet
  • la gestion des machines-maintenance ou des machines-location
  • la gestion des droits d’accès utilisateur
  • la possibilité d’utiliser des ressources supplémentaires pour augmenter les fonctions de Gestan

Mais au delà de ces différences, Gestan Entreprise  comporte de très nombreuses améliorations ergonomiques qui rendent la vie de tous les jours vraiment plus efficace. L’investissement correspondant, très modeste, est rapidement rentabilisé. Nous ne saurions trop recommander à toute entreprise réalisant un CA « de croisière » d’utiliser Gestan Entreprise. Si nécessaire, ICS peut vous attribuer une licence temporaire si vous souhaitez prolonger la période de test du logiciel en version Entreprise.

2 - Questions techniques

J’ai perdu mon mot de passe !

Si vous avez perdu votre mot de passe :

Avant toute chose, assurez-vous que votre version de Gestan n’est pas obsolète. En effet, le script d’envoi des mots de passe a été amélioré à partir des version 13.1x.

Vérifiez d’abord que votre code et mot de passe ne sont pas, tout simplement, vos initiales ! En effet, à la première installation de Gestan, l’assistant d’installation vous permet de choisir le code et le mot de passe que vous allez utiliser. Par défaut ce sont vos initiales, et souvent, ce paramétrage par défaut est conservé. Si vous êtes sur une base de démo, l’utilisateur par défaut est Eléonore MAROLEX (MDR), donc code et mot de passe sont « EM ».

Si ce n’est pas cela, cliquez alors sur le lien “mot de passe perdu” de la fenêtre de login.

 

Cela ouvre l’écran ci-dessous.

mot_de_passe_perdu

Cet écran permet de renvoyer par mail votre code et votre mot de passe, soit à partir de votre code utilisateur Gestan (qui peut être vos initiales), soit à partir d’une des adresses mail que vous avez renseigné (adresse mail pro ou adresse mail perso, si vous les avez renseignées), soit à partir de votre nom de famille – normalement, vous devriez connaître au moins un de ces trois éléments – soit au premier administrateur de la base, qui pourra ainsi modifier votre mot de passe.

Si vous avez saisi un paramétrage exotique au moment de l’initialisation de la base via l’assistant de démarrage, cela peut ne pas fonctionner. Vous avez alors deux solutions : détruire la base (il est inutile de désinstaller le programme, cela ne supprime pas les données !), ou alors demander une intervention du support technique par prise de main à distance : c’est l’objet du bouton « Argh ! ».

 

J’ai fait un transfert de licence, mais ai de nouveau besoin de Gestan sur l’ancienne machine

Transfer DocumentIl est possible de transférer la licence de Gestan d’une machine vers une autre machine. Par exemple, quand vous revendez ou que vous changez de PC.

Ce processus n’est pas fait pour transférer la licence de votre PC sur votre portable de vacances, par exemple : en effet, au retour, Gestan ne pourra plus fonctionner sur votre PC, car, comme indiqué sur l’écran de transfert de licence, ce transfert « grille » la machine ancienne.

transfert_licence

Cependant, le service technique peut intervenir à distance et « dégriller » votre machine. Pour cela, faites l’acquisition de crédit-temps de support, et prenez contact avec le support technique.

Où se trouve mon numéro de machine ?

Pour trouver votre numéro de machine, utilisez le menu « ? » > A propos > Onglet Licence.

Cela ouvre l’écran ci-dessous :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Faites un copier-coller dans la zone pour transmettre votre numéro de machine à ICS.

Ce « numéro de machine » est un numéro généré par Windows au moment de son installation.

Si vous changez votre disque dur, ou si vous réinstallez Windows, il est normal qu’il change. Dans ce cas, si vous êtes en Gestan version Entreprise, vous pouvez transférer votre abonnement de l’ancien numéro au nouveau, via le menu ? > Licence Gestan Entreprise > Transférer la licence.

Si je change de version de Gestan, vais-je perdre mes données ?

Non, heureusement !

Vous pouvez passer de Gestan Standard à Gestan Entreprise en un clic, sans aucune perte de données.

Si vous passez d’une version Standard ou Entreprise à Gestan Cloud, nous nous occupons de monter vos données sur le serveur.

Gestan fonctionne-t-il sous Mac ou sous Linux ?

Gestan est un programme développé pour Windows, mais il peut fonctionner sous Linux ou sous MacOS !

Pour cela, il faut utiliser une application d’émulation Windows, ou une machine virtuelle :

Il est aussi possible de faire fonctionner Gestan en mode Cloud, et là, vous n’avez besoin de rien d’autre que d’un navigateur Internet. Et ça fonctionne aussi sur votre Ipad ou votre tablette Androïd !

Mes données Gestan Cloud sont elles utilisables en local ?

Avec Gestan, vous n’êtes jamais prisonnier !

Dans le menu Outils de Gestan, vous trouverez une option « Zip and Download ». Cette option de menu va réaliser une compression de votre base de données, et vous transmettre un mail avec le lien de téléchargement.

Une fois téléchargé et décompressé, les données sont immédiatement utilisables en « standalone », avec Gestan Standard ou Gestan Entreprise, et exportables au format Excel ou XML vers tout autre logiciel de votre choix.