Comment migrer de notre système de gestion actuel vers Gestan ?

interactAh, les migrations ! C’est toujours un peu compliqué, et aucun chef d’entreprise n’est rassuré par cette complication !

C’est d’ailleurs un point souvent négligé lors de l’achat d’un logiciel de Gestion : comment les données sont-elles stockées, et sous quel format sont-elles récupérables ? Sous Gestan, comme sous la plupart des programmes développés sous Windev, vous n’êtes jamais prisonnier du logiciel : toutes les données sont exportables sous Excel, d’un simple clic droit sur n’importe quelle table.

Mais là, le cas qui se pose est inverse : vous souhaitez passer de votre logiciel actuel à Gestan (et vous avez bien raison ;-)).

Il faut d’abord vous assurer que vous pouvez exporter vos données depuis votre logiciel actuel. Pour certains logiciels, vous pouvez exporter tout ou partie des données sous Excel, et récupérer les données. Pour d’autres, il y a des programmes d’exportation spéciaux, consultez la documentation, ou votre revendeur.

Une fois que vous avez ces données, il faut les importer dans Gestan.

Pour cela, il faut mettre un peu d’ordre dans les données que vous avez exporté de votre ancien système, et mettre les colonnes des tableaux Excel dans un ordre qui puisse être compris par le programme d’importation de Gestan. Vous le trouverez via le menu Outils > Administration > Importation de données > Importer des fichiers textes. Sur cet écran, en fonction du fichier que vous voulez importer, un bouton magique vous permet de produire un fichier Excel exemple, dans lequel vous n’avez plus qu’à mettre les données que vous avez  récupéré de l’ancien système.

Ainsi, vous pouvez importer d’un bloc les Contacts (plus les enfants), produits, sociétés, écritures comptables, mouvements de stock, les adhésions, les versements, les machines-ressources, les machines-location et les machines-maintenance.

Pour ce qui est des pièces (factures, devis, etc), ce n’est pas compris nativement dans Gestan, à cause de la diversité des données existantes. Nous pensons qu’il est préférable d’avoir une période de tuilage pendant laquelle vous aurez à vous servir des deux systèmes : l’ancien pour vérifier les encaissements, et le nouveau pour faire les nouvelles factures. Gestan vous permet de reprendre une numérotation de facture à partir du numéro que vous souhaitez. Sinon, sous la torture, nous pouvons cependant assurer la migration des données, mais c’est une prestation trrrrrrès coûteuse, on vous aura prévenu !

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